【 オンライン・デジタル秘書 】気になるアシスタント業務の種類と内容について

こんにちは、x-climbです。

前回オンライン・デジタル秘書の全体像を少しだけ説明しましたね。今回は、オンライン・デジタル秘書業務の種類について紹介したいと思います。

初めての人にとっては「 えっ、こんなに業務の種類あるの？ 」と面食らってしまうかもしれません。

近年オンライン・デジタル秘書という言葉が世間に浸透してきており、イメージとしては秘書ということなので、付きっきりで何かをお手伝いしてくれるのサービスを想像してしまいますよね。

あながち間違いではありません。とはいえ、アシスタントしてくれるのはあくまでもオンライン上のお話でして、簡単に言ってしまえば会社のオンライン業務をアウトソースするということです。

オンライン秘書の意外性は、代行してくれる業務種類の多さにあります。世の中、代行の意外なところに需要があるものですね。

では早速みていきましょう。

＜ オンライン・デジタル秘書（業務）＞

リサーチ

例えば、会社の仕事関係で何か調べ事をしたいなという時ってありますよね。秘書があなたを代行して調べてくれます。

グーグル検索すれば終わるような気もしなくはないですが（笑）リサーチ作業は意外と時間がかかりますからね。リサーチする量が多い時は嬉しいサービスと言えますね。

メール対応

会社のメール対応を秘書が代行します。大きな会社であればある程、受信するメール量も尋常ではありません。

メールチェック業務だけで数時間はザラにありますので、この労力を代行してもらえるのは大きなメリットがあるのかなと感じますね。

スケジュール管理

社内のスケジュール管理を秘書が代行します。社員が少人数の規模であってもスケジュールが多い時の管理は意外と手間がかかるものです。

うっかり予定を忘れていては大問題。秘書が予定を管理し、予定日・予定時間が近づいてくるとリマインドしてくれます。

電話対応

電話対応の労力も馬鹿になりません。多くの会社にとって電話対応は多くの労力が割かれる部分でもあります。

このサービスを使う会社は、例えば通販業務の受付といった主にカスタマー対応が多い会社など、嬉しいサービスと言えるでしょう。

経理

基本的に社内には経理課と呼ばれる部署があるのが基本ですが、ここの部分を全て秘書に全て任せてしまおうとうサービスですね。

主に請求書発行、入金チェック、売り上げデータ入力、経理記帳、振込処理を代行してくれます。

文字起こし

こんな業務も代行してくれるの？と思いますよね。会社によっては需要があるのでしょう。

出張手配

航空便の手配、宿泊先の手配、出張先の日程調整を秘書が代行してくれます。これも地味に手間がかかりますよね。いい世の中になったものです。

人事

人事業務を秘書が代行してくれます。具体的には、次のとおり。

求人媒体の調査・選定、募集要項の入力、出稿、 書類審査の合否通知、面談スケジュール調整、web面談対応、入社後の各種労務管理です。

会社側としては面談だけに注力する事ができます。

営業

言葉のとおり、営業に関する業務を秘書が代行してくれます。

具体的には、新規顧客の問い合わせ対応、ヒアリングコール 、新規顧客に対してのWeb商談 、既存顧客へのフォローコール、商談アポ調整、会食の手配、 営業資料作成です。

デジタルマーケティング

Webに関する全体的な業務を秘書が代行してくれます。

例えば、会社サイトの分析（アクセス解析など）、広告運用、 SNS運用、サイト制作、 メルマガ配信、コンテンツ作成、各種デジタルマーケティングツールの導入、簡易運用（chatbot,メルマガスタンドなど）。

Web分野は、会社にとって時間と労力が多く必要とされる分野ですので、ここを代行してもらえるのはメリットが大きいのではないでしょうか。

ドライバー手配

ドライバーの手配を秘書が代行します。かゆいところにも手が届くサービスといった感じですね。

契約書作成

契約書を秘書が作成してくれます。これは専門知識が必要とされる仕事なので、代行してくれるのはありがたいですよね。

名刺管理

オンライン秘書会社の中には、名刺管理まで代行してくれるところもあります。

代行業務としては、データとして名刺を管理するのがメインですね。意外性はありますが、名刺は自分で管理できますよね（笑）

このようなサービスがあるということは、需要があるんですね。

＜ まとめ ＞

いかがでしたでしょうか？

オンライン・デジタル秘書が代行してくれる業務は、今回紹介しただけでも10種類以上あります。

細かい業務を含めますと、もっと多くの業務代行があります。世の中どんどん効率化していきますね。時代の流れとして、時間・労力が必要な業務はオンライン・デジタル秘書に委託（外

部委託）して効率化を求める会社が増えてきています。

弊社はMistyというオンライン秘書サービスを展開していまして、IT分野に強いオンライン秘書サービスです。

Mistyについては、別記事にて具体的に説明していきたいと思います。

では次回にご期待ください。