非効率な会議をなくしてコストパフォーマンスを向上させよう
こんにちは、エクスクライムです。
前回は、進むIT化の波の中でオンライン秘書を活用しようというテーマでお話しました。
今回は、多くの企業で行なわれている会議にフォーカスしていきます。
では早速いきましょう。
オンライン・デジタル秘書との類似点
会議で費やされる時間
皆さんは、会社全体でどれ位の時間が会議に費やされているかご存知でしょうか？
そして、せっかく会議で決定されたことが、実行されずに無駄になってしまったと感じた経験はありませんか？
会社に属している人であれば、会議には参加したことがあると思いますが、会議に費やす時間は役職が上になるほど増える傾向にあります。
そこで役職別に分けてみると下記のとおり。
- 一般社員は週に3時間
- 係長級は週6時間
- 部長級で8.6時間
上記のデータは、統計で取れているデータとなります。
そして、この時間は従業員数の規模が大きいほど長くなる傾向があります。
部長級になると年間で平均400時間を超える時間を費やしているとも言われています。
仮に、費やしている時間に対して、それ以上の成果が出ていれば費用対効果は高いので良しとされますが、実は会議をしている当事者の4分の1以上が、会議の時間を無駄であると感じています。
この割合は、役職が上がるにつれて高いというデータが出ています。
会議が無駄だと感じてしまう理由は大きく分けて以下の3つ。
- 会議終了後に何も決まってなかった
- 終了時間が延びて、他の業務に支障が出た
- そもそも会議にする程の議題でない
これらの無駄は、時間制限を設けたり、決定事項を明確にすることにより多少は軽減できます。
しかしながら、人数が多ければ多いほど意見をまとめることは困難ですし、会社の規模が大きければ大きい程、決定事項も多くなり会議に費やす時間は増えてしまうものです。
このような会議に費やした非効率な時間を金額で計算すると幾ら位になるでしょうか？
ある調査によれば、1500人規模の企業においては、非効率な会議による損失額は年間で約2億円という計算です。
この損失額を平均年収で割ると約45人分の人件費が無駄になってしまう計算なのです。
従業員数が増えるにつれて会議に割く時間の割合も増える傾向がありますから、10000人規模の企業になれば15億円程の損失が出てしまう計算です。
また企業の規模だけでなく、急成長している企業においてはせっかく時間を取って議論した内容が、業務過多で放置されてしまうことが少なくありません。
限られた時間を有効に利用するためにも、タスクは分散するに越したことは無いのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今日はオンライン秘書とは関係のない話題となりました。
しかし、コストパフォーマンスを減らすという点においては、オンライン秘書と類似点がありますよね。
次回の記事にご期待ください。
