【 オンライン・デジタル秘書 】アシスタントが担当する電話対応業務について
こんにちは、x-climbです。
オンライン・デジタル秘書という言葉が少しずつ世間に浸透してきました。
今後はフリーランス人口も増えていき、企業がオンライン・デジタル秘書を活用するシーンも増えていくことが予想されます。
アシスタントを有効活用するためには、オンライン・デジタル秘書サービスをよく理解する必要性があります。
これまでの記事にてアシスタントが担当する業務を深ぼりしてきました。
今回は、アシスタントが担当する電話業務について見ていきましょう。
オンライン・デジタル秘書
電話代行について
基本的にどのオンライン・デジタル秘書サービスを活用しても、基本的な電話代行を依頼できるところがほとんどです。
電話対応といっても活用シーンは様々です。
例えば下記のとおり。
- 通販の顧客対応
- 予約対応
- スケジュール調整
- 既存顧客へのフォローコール
- 新規顧客へのヒアリングコール
- 会食予約
- ドライバー手配
多くの場合、営業支援ジャンルの中に組み込まれていることが多いですね。
営業支援の一環として、新規・既存顧客へのコールや会食の予約、ドライバー手配といった電話荷電が必要なシーンを支援するといったイメージですね。
オンライン・デジタル秘書が行う電話対応は、基本的に上記に挙げたようなものが中心です。
中には、電話対応に特化したオンライン・デジタル秘書サービスもあります。
電話対応自体が他社よりも多い場合は、電話対応特化型のオンライン・デジタル秘書サービス活用するといいでしょう。
電話代行を依頼するべきシーン
では、どのようなシーンで電話対応をオンライン・デジタル秘書に任せるべきなのでしょうか。
下記に当てはまるのであれば、電話代行サービスの活用を検討してみてもいいのではと思います。
- 電話対応で業務を中断したくない
- 会社の従業員数が少なく電話対応まで手が回らない
- 人件費を下げたい
また、オンライン・デジタル秘書に電話対応を任せることのメリットは下記のとおり。
- 新たな人材を雇うよりも人件費を抑えられる
- 常にプロのオペレーターが対応してくれる
- 会社の信頼向上に繋がる
- 臨機応変に対応してくれる
- 留守コールがなくなる
電話代行に特化しているサービスは、一定の訓練を受けたプロのオペレーターが代行することになります。
よって、人材を雇って教育をするよりもコストパフォーマンス面で優れていると言えるでしょう。
常にプロのオペレーターが依頼主側の会社名を名乗り対応するので、会社の印象もよくなり結果的に信頼性の向上につながります。
電話対応だけではなく、臨機応変にメール対応をしてくれることもあります。
やはり、荷電側が会社に電話したのにもかかわらず応答しないということはリスクになりますが、電話代行サービスを活用することにより、そのリスクを無くすことができるのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
電話代行をオンライン・デジタル秘書に依頼するのか、電話特化型のサービス会社に依頼するのか。
判断が難しい部分ではありますよね。
自社業務での割合として、電話対応が大きな比重を占める場合は、電話特化型サービスを活用するといいでしょう。
